חברות ניקיון גדולות עוסקות באופן שוטף במגוון פעילויות מנהלה ואחרות, שאינן באופן ישיר פעילויות ניקיון. זהו הכרח עסקי, אשר כל עסק עומד בפניו. ככל שהעסק גדול, נטל זה כמובן יותר גדול. כיצד מוקד טלפוני עשוי להקל על כך? והאם הוא מתאים לחברות מסוג זה?
אתגר האינטראקציה מול הלקוחות
אחד מאתגרי הניהול השוטף הכבדים ביותר, הוא ההתנהלות מול הלקוחות. באופן ספציפי, ניהול השיחות הטלפוניות מולם עשוי להיות מורכב ולגזול משאבים רבים. הדבר תלוי באופיו של כל עסק. גם בחברת ניקיון גדולה, קבלת שיחות נכנסות והוצאת שיחות, עשויים לדרוש לא מעט כוח אדם, זמן ותקציב. כמובן, פעילויות שונות מול הלקוחות, הן לרוב בחשיבות גבוהה למדי. כל שיחה ספציפית עשויה להיות סביב עניין קטן יחסית, אך הסך הכול של איכות התקשורת הזו, משמעותי מאוד. הן ללקוח והן לעסק עצמו. מדובר על השגת לקוחות חדשים, שימור לקוחות קיימים, שיפור התדמית ועוד. תוכלו לתת מענה לאתגר זה, באמצעות שירות שיסייע לעסקים שמקבלים שיחות נכנסות לטפל בהן באופן המקצועי ביותר. זהו שירות מוקד טלפוני בענן של חברת Voicenter, אשר נועד לטפל באופן הטוב ביותר, הן בשיחות נכנסות לעסק והן בשיחות יוצאות. המוקד מספק כלים טכנולוגיים שונים, אשר מזניקים פעילויות אלה קדימה מבחינת היכולות.
השימושים האפשריים
מוקד טלפוני בענן, שימושי במיוחד כאשר יש היקפי שיחות גדולים לטפל בהם. בין אם אלה שיחות יוצאות או נכנסות. דוגמאות לכך, עשויות להיות במסגרת מוקד טלמרקטינג או מוקד שירות לקוחות, אולי פעילות קביעת פגישות, אולי קבלת הודעות – האפשרויות רבות. כמובן, זה גם לא חייב להיות דבר קבוע. אם אתם צופים למשל גל שיחות נכנסות בעקבות קמפיין שיווקי מסוים, תוכלו להיעזר במוקד גם בכדי להתמודד עם מצב זמני כזה.
מה המוקד מציע?
המוקד בפני עצמו וגם היותו חלק מאוסף שירותי מרכזיה בענן, מאפשרים לבצע דברים רבים, בהם בולטים בהקשר זה:
- ניהול מידע – שמירת מידע על פעילות המערכת, מתן אפשרות לראות את המידע בנוחות ואף גיבוי שלו. להיבט זה יש חשיבות, גם בהקשר ניתוח הפעילות בעסק והפקת תובנות ומסקנות מעשיות בעזרתה.
- עזר חיוג – יכולת אוטומטית לחייג לרשימת מספרי טלפון ולנהל את החיבור בין האדם אליו מתקשרים (כשהוא עונה) לנציג שרות שלכם (שפנוי).
- עזר קבלת שיחות – נתב שיחות (Interactive Voice Response), שהוא מנגנון וותיק ושימושי מאוד, לקבלה אוטומטית של שיחות נכנסות לעסק.
- חיבור למערכות מידע שונות – המוקד מאפשר לחבר אותו למערכות מחשוב נוספות בעסק. בצורה כזו, תוכלו למשל לאפשר לעובדים שמקבלים שיחות, לקבל מידע על המתקשרים ממערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM).
היבט ה"ענן"
מדובר מבחינה טכנולוגית בשרות ענן, מבוסס טלפוניית IP. הדבר מספק כמה יתרונות חשובים, שמוקד טלפוני פנימי בעסק לא יוכל לספק. ראשית, תוכלו בצורה כזו ליהנות מחסכון ניכר במשאבים. זאת, מאחר שמודל הענן פירושו, שבמקום שימוש במערכות פנימיות, אתם משתמשים במערכות אצל ספק חיצוני, תוך גישה אליהן דרך רשת האינטרנט. מחד, אתם חוסכים בצורה כזו השקעה מתמשכת ולא זולה בחומרה ותוכנה. מאידך, אתם משלמים לספק שירות הענן בתשלום חודשי לא גבוה וידוע מראש. מוקד טלפוני כשרות ענן, מתבטא גם בגמישות רבה מאוד בשימוש בו. ניתן להתחיל להשתמש בכך, לשנות את אופן השימוש בדרכים שונות או להפסיק לצרוך את השרות, בקלות ובמהירות. כמו כן, העובדה שמדובר בשרות אשר ממוקם פיזית הרחק מהעסק, תורמת לשרידות העסק שלכם במקרי חירום שונים. גם אם המחשוב בעסק עצמו ייפגע מדבר מה, יכולות המרכזייה תישארנה זמינות ופעילות.
לסיכום
לחברות ניקיון ובמיוחד לגדולות ביותר, כדאי בהחלט לבדוק את השימוש במוקד טלפוני מסוג זה.
